Dlaczego gumka recepturka przyda sie w inwentaryzacji?

Jak co roku o tej samej porze czeka nas w sklepach inwentaryzacja. Coroczne spisywanie towarów na półkach. Nie tylko na półkach bo zoologia to też zwierzęta czy karmy np. ważone.

Przygotowanie do inwentaryzacji do niesamowita oszczędność czasu pieniędzy. Dlaczego? Ponieważ skracamy czas samej inwentaryzacji. A skrócenie czasu to mniej pieniędzy które musimy zapłacić chociażby pracownikom. Jeśli więc nie korzystasz z zewnętrznej firmy do inwentaryzacji to powinno cie zaciekawić kilka podpowiedzi co do przygotowań które mogą zaoszczędzić nawet 20% czasu!

Nim zacznę wyliczenia jak przygotować się do inwentaryzacji to należałoby pamiętać o jednej istotnej sprawie. Mniej jak najmniej towaru. Na tydzień przed liczeniem nie zamawiaj nic albo minimalne ilości. Zrób wyprzedaż po świąteczną. Każdy nie liczony towar to oszczędność Twojego cennego czasu.

Zrób porządek w sklepie. Jeżeli stoją puszki z karmą dla psów i kotów to przejrzyj każda i ustaw równo za sobą. Bardzo często smaki różnią się tak nieznacznie że na pierwszy rzut oka są nie do policzenia. Jeżeli jest to moment gdy do sklepu nie będzie przychodził już klient to oznacz rząd puszek kolorową karteczka samoprzylepną z ilością puszek. Przyspieszenie niesamowite przy inwentaryzacji, Zrywa się karteczkę i dalej pracuje. Nie trzeba czasu na liczenie tracić. Robiąc porządek, zetrzyj kurze, powyrzucaj jakieś niepotrzebne przedmioty walające się z tyłu i sprawdź datę ważności. Kilka pieczeni na jednym ogniu.
Skąd wiesz że za niebieskim pudełkiem nie mieści się inny – wyglądający podobnie?

Jeżeli znajdziesz towary bez kodów kreskowych – to od razu z nimi coś zrób. (Zakładam ze inwentaryzacja dokonuje się przez czytników kodów kreskowych.) Znajdź do nich kod kreskowych, oznacz symbolem dzięki któremu łatwo będziesz mógł zidentyfikować albo od razy rzuć go do przygotowanego kartonu na nieznalezione towary. Zostawisz je nie koniec by niepotrzebnie nimi się nie zajmować.

Przygotuj system liczenia towarów. Licz półkami w kolumnach lub w rzędach. Ustal jeden system i tego się trzymaj cały czas. Jeśli więcej niż jedna osoba się tym zajmuje to nie trudno o pomyłkę. Wcześniej pisałem o karteczka samoprzylepnych. Sprawdzają się one też w sytuacji gdzie nic na nich nie zapisujesz lecz używasz je jako zaznaczanie towarów które jeszcze nie policzyłeś. Oczywiście nie chodzi o zaznaczanie pojedynczych produktów lecz rzędów lub całych półek.

Przy towarach typu smycze i obroże – podziel je wg kodów kreskowych (takich samych) i zepnij zwykłą gumka recepturką. Często ten sam rozmiar ma taki sam kod ale inny kolor.

Zrób kopię zapasową programu magazynowego. Czasami przy aktualizacji dużej ilości danych, a tak jest z inwentaryzacją – program może się zawiesić, zaciąć, czy cokolwiek złego może się z nim stać -to warto mieć kopie zapasową sprzed rozpoczęcia inwentaryzacji.
Kody kreskowe potrafią być nieczytelne. Składuj towary z nimi w jednym pudle i wróć do nich później.

Przygotuj kartki do zapisywania ilości towaru. Takie w których jest wyraźnie zaznaczony podział na kolumny i rzędy. Jeżeli nie masz takiej ilości czytników albo część towarów będziesz musiał tak zapisać (ryby, ptaki czy gryzonie) to zamiast drukować i tracić czas na to – od razu mniej je przygotowane. Tutaj możesz pobrać i wydrukować przygotowany przeze mnie wzór.

Inwentaryzacja zazwyczaj krótko nie trwa. Wcześniej pomysł o jedzeniu dla siebie i pracowników. Przynieś coś z domu ciepłego i podgrzej jeśli masz na czym, przyślij o danej porze kogoś z jedzeniem, wcześniej zamów w jakim barze na konkretną godzinę by ci dowieźli. Nawet nie będziesz musiał się tym przejmować w trakcie. Tak samo z napojami. Mniej coś przygotowanego przed rozpoczęciem.

Wcześniej ustal przerwy. Żmudne i monotonne jest liczenie – więc zastanów sie by robić przerwy – krótkie np. 5 minut co godzinę.

Na dwa , trzy dni wcześniej poinformuj klientów o inwentaryzacji. Na drzwiach sklepu, na profilu facebookowym, stronie internetowej czy w newsletterze. To szacunek dla klientów. Dla ich czasu.

Kiedy będziesz liczył ryby – to najlepiej zrób to z dwa dni wcześniej. Ewentualną różnice wypatrzysz w programie magazynowym. A liczenie w czasie inwentaryzacji to mordęga. Można dostać oczopląsu.
Zatrzymaj czas, zrób zdjęcie i licz…Inwentaryzacja mało obchodzi te ruchliwe ryby!

Po zakończeniu inwentaryzacji nim zaktualizujesz stany w programie komputerowym – sprawdź! Posortuj tabeli wg ilości towarów i zobacz czy pierwsze 20 produktów stany się zgadzają. Tak samo zrób w odwrotna stronę – od najmniejszej ilości towaru. Potem posegreguj wg ceny towaru. Możesz dojść np., ze akwarium kosztujące 600zł jest w ilości 180szt! To zdecydowanie za dużo! Porównaj tez ilość towarów i ceny netto i brutto sprzed inwentaryzacji. Warto tez wyrywko posprawdzać towar czy zgadzają się ilości.
Zrób kopie programu magazynowego przed inwentaryzacją

Odpocznij po wszystkim! Należy Ci się. Dla wytrwałych polecałbym częste inwentaryzacje cząstkowe – częściej niż raz do roku. Dają one możliwość regularnego sprawdzenia towary tzn, pomyłek ludzkich jaki i ilości kradzieży.